Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как присвоить индекс личному делу работника

Олеся 06 02 Добрый день. Подскажите, пож-ста, по описи. Правильно ли я понимаю, что опись дела например, опись приказов по личному составу будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов? По сути это одна и та же информация например, о каждом приказе , но различие будет в форме этих описей. Ирина 13 03 Добрый день! Спасибо за ваш замечательный сайт.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Главная Какой присвоить индекс личному делу Какой присвоить индекс личному делу О присвоении номеров личным делам На практике часто возникает вопрос: В соответствии с Законом N ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.

В соответствии со ст. Номер личного дела сотрудника как присваивается В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки. Удивительно, но факт!

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно. Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено. В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела день приема на работу и закрытия день приказа об увольнении.

Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения. Скачать бланк обложки для личного дела титульный лист можно здесь: Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему.

Работа грамотно и быстро Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Росархива от 6 октября г.

Можно ли вести учетные формы в электронном виде? Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе.

А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов CRM-система Наименование программы Описание программы Объём программы Особенности программы: Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов.

Индекс личного дела Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах Word, Excel, изображения и т. Составление внутренней описи документов личных дел Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено.

Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы подп.

Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая г. Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение изменений Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий. Как нумеруются личные дела сотрудников? Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.

О том, Где хранится трудовая книжка читайте подробнее здесь. Обложка дела — образец оформления Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела далее обязательно будет образец.

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Опись дел по личному составу Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности: Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи.

Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника. Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. Правила формирования личного дела на сотрудника , обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Индекс дела: Составление внутренней описи документов личных дел sckonsalt. Переходящее дело может продолжаться несколько лет, например, личное дело закрывают только после увольнения сотрудника.

Оформление личного дела после увольнения сотрудника Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц.

Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив. Бланк внутренней описи находится здесь.

Какие документы могут храниться в личных делах? Составление внутренней описи документов личных дел Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников Внесение изменений Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Составление внутренней описи Формирование личного дела Оформление обложки титульный лист Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации.

Регистрационный индекс приказа по личному составу летнего срока хранения о приеме на работу, переводе, увольнении и др. Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ после исполнения: Личное дело работника Внимание Именно поэтому согласно п.

Образец внутренней описи документов дела Важно Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п. Вместе с тем дата включения приказа о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа. Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в году В этом случае в графе 2 внутренней описи делается следующая запись: Инфо Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: Копия 6 Диплом кандидата КН 9 Ведение, оформление личных дел сотрудников Но поскольку ситуация выглядит иначе, в соответствии с Основными правилами следует указать причину непоследовательности операций в соответствующем предисловии, текст которого может выглядеть таким образом: Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела.

Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Сначала указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу, далее описываются документы об образовании сотрудника, затем — документы о его приеме на работу, перемещениях и т.

Завершается опись документами об увольнении сотрудника учреждения. В соответствующие графы вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимые примечания.

Внутренняя опись личного дела индекс документа что это В конце описи отмечается количество внесенных в нее документов и листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, ФИО и даты составления.

Рекомендуем к прочтению! Индекс документа в личном деле сотрудника Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.

Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий. Такой порядок следует из пункта 4. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.

Сформируйте реестр ответственных за базу данных. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от Как провести внутреннюю опись личного дела Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника.

Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет. Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п.

Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. Читайте также:

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения.

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1. Формирование в дела приказов по личному составу При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела:

Личное Дело сотрудника

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника "Кадровик. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела. Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1].

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни. В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от Работодатель при ведении кадрового делопроизводства , должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет.

К записи комментариев Наталья 19 01 Здравствуйте!

О том, Где хранится трудовая книжка читайте подробнее здесь. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности: Ответ на 2 вопрос:

Голосование:

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

Главная Какой присвоить индекс личному делу Какой присвоить индекс личному делу О присвоении номеров личным делам На практике часто возникает вопрос: В соответствии с Законом N ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя. В соответствии со ст. Номер личного дела сотрудника как присваивается В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки. Удивительно, но факт! В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Оформление дел проводится работниками службы кадров при включаются в опись документов по личному составу. Личные.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы Основой кадрового делопроизводства являются приказы распоряжения по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Образец личного дела работника

Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника? Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.

.

.

.

.

.

Комментариев: 7
  1. Серафим

    сейчас налог 35%

  2. Автоном

    Совет профессионала должен быть один и конкретный: УЁБЫВАЙТЕ ИЗ ЭТОЙ СТРАНЫ!

  3. stipnieter67

    Добрый день . Кто подскажет как выйти из ситуаций история реальная . Херсонская область город голая пристань Парень ехал домой его остановили и насильно забрали телефон и увезли военскую часть и он сейчас там насильно сидит за зарплату 1.80 грн в день . Ему 30 лет и он перенес инсульт и он не годен . Просто беспредел и не от кого ждать помощи !

  4. Аделаида

    Часто на работу приносят повестку. И требуют рабочего на допрос. хотя наверно в каждой организации есть человек для работы с правоохранительными органами. Да и рабочий по сути дела ничего не знает и доверенности у него нет. А следаку такой человек как хлеб. Приходится часто объяснять следователю, что рабочий без доверенности может говорить только как физлицо, про себя. Не в праве разглашать коммерческую тайну.

  5. voicritesre

    Сука уроды не знают как с людей уже денег содрать твари.такие цыфры наверное с головы берут как людям жить с такими сраными зарплатапи

  6. taedutu

    Расскажите более развернуто по этой теме, потому как складывается впечатление о Вашей малограмотности и как минимум, о не профпригодности:

  7. Харитон

    А зачем вообще нужен парламент? Чтобы заниматься ерундой?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.